Sección de Preguntas frecuentes
Le aclaramos sus dudas y mostramos el paso a paso de nuestros productos y servicios de forma fácil y sencilla. ¡Conózcalos!
1. ¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica es un sistema que permite emitir, recibir y almacenar facturas en formato digital, reemplazando las facturas en papel.
2. ¿Es obligatorio el uso de facturación electrónica?
Sí, en Costa Rica es obligatorio para determinadas actividades económicas o empresas.
3. ¿Qué beneficios ofrece la facturación electrónica?
Algunos beneficios incluyen reducción de costos, mayor seguridad, ahorro de tiempo, mejora en la gestión documental, y cumplimiento con normativas fiscales.
4. ¿Cómo funciona el proceso de facturación electrónica?
El proceso involucra la creación de la factura en un sistema autorizado, su validación, envío al cliente y almacenamiento, todo de manera digital.
5. ¿Qué tipos de documentos se pueden emitir con facturación electrónica?
Además de facturas y tiquetes electrónicos, se pueden emitir notas de crédito, notas de débito, facturas de compra y de exportación, recibos, entre otros documentos comerciales.
6. ¿Qué necesito para implementar la facturación electrónica en mi empresa?
Necesita contar con un software de facturación electrónica autorizado, un certificado digital, y cumplir con los requisitos técnicos y legales.
7. ¿Cómo se envía una factura electrónica a un cliente?
La factura se envía por correo electrónico en formato PDF y XML, y también se puede descargar desde un portal en línea. Los sistemas por lo general hacen este proceso de forma automática.
8. ¿Qué es un certificado digital y por qué es necesario?
Un certificado digital es una firma electrónica que garantiza la autenticidad y la integridad de la factura electrónica. Es necesario para cumplir con los requisitos legales de emisión de facturas.
9. ¿Cómo se almacena una factura electrónica?
Las facturas electrónicas se almacenan en servidores (computadoras especializadas) seguros, siguiendo las regulaciones fiscales sobre conservación de documentos.
10. ¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas electrónicas?
El tiempo de conservación varía según la legislación de cada país, pero generalmente se recomienda un mínimo de 5 años. Nuestro sistema las conserva de forma indefinida.
11. ¿Qué sucede si hay un error en la factura electrónica?
Si hay un error, se debe emitir una nota de crédito o una nota de débito para corregir la información. Con nuestros sistemas este proceso se puede hacer automáticamente con solo presionar un botón.
12. ¿Es posible consultar una factura electrónica emitida en el pasado?
Sí, las facturas electrónicas se pueden consultar en el sistema de facturación o en el portal web del proveedor de servicios de facturación.
13. ¿Qué debo hacer si no recibo la factura electrónica de un proveedor?
Puede solicitar el reenvío de la factura a través del sistema de facturación o contactar directamente al proveedor.
14. ¿Es seguro utilizar la facturación electrónica?
Sí, la facturación electrónica es segura, siempre y cuando se utilicen sistemas autorizados y se cumplan con las normativas de seguridad y privacidad.
15. ¿Cómo puedo empezar a usar la facturación electrónica?
Puede comenzar contactando a un proveedor de software de facturación electrónica para asesoría y configuración, además de asegurarse de cumplir con los requisitos. EJE Digital es una excelente opción si necesita un sistema fácil de usar, confiable y funcional.
Funcionalidades Generales
16. ¿Cómo funciona el Sistema Multimoneda?
Se utiliza para la gestión de transacciones en distintas monedas y su correspondiente tipo de cambio. Cuando se habilita la configuración de multimoneda, el sistema consulta automáticamente el tipo de cambio del día y lo utiliza para hacer los cálculos correspondientes. Además, es posible ver reportes separados por moneda, o bien con los cálculos unificados con base en la moneda por defecto (colones).
17. ¿Qué es la impresión en múltiples formatos?
Configuración para Impresión de documentos en varios formatos, como impresora en hoja grande o impresora de punto de venta.
18. ¿Cómo implementa EJE Digital la administración de usuarios?
Con nuestros sistemas se pueden tener múltiples usuarios para varias cuentas separadas (incluyendo usuarios gratuitos para contadores). Para cada usuario se pueden personalizar roles y permisos. Si se tienen asignadas varias cuentas, se puede cambiar de una cuenta a otra desde el mismo usuario y sin salir del sistema.
19. ¿Cómo funciona la búsqueda automática de información de una persona desde el sistema?
Es la integración que tienen nuestros sistemas con el portal de Hacienda y el TSE para búsqueda rápida de personas con solo digitar su número de cédula.
20. ¿Qué es el registro y control de ingresos y gastos?
Integrado con la facturación. Consulta de información en tiempo real.
21. ¿Qué es la Integración con la Dirección General de Tributación?
Nuestros sistemas pueden enviar automáticamente los documentos electrónicos al sistema de recepción de la Dirección General de Tributación, utilizando la versión 4.3 de comprobantes electrónicos. El sistema genera los archivos PDF y XML cumpliendo con todas las normativas correspondientes y da seguimiento al proceso de validación y respuesta de la DGT de forma automática
22. ¿Qué puedo personalizar en el formato de los Comprobantes Electrónicos?
Nombre Comercial, Logo e información adicional que el cliente desee agregar a sus facturas u órdenes.
23. ¿Cómo funciona la recepción automática e ilimitada de facturas de compra?
El sistema brinda una dirección de correo para recepción de compras, lo que permite llevar un control global del negocio. Adicionalmente se puede configurar un filtro automático desde el correo para el reenvío de las facturas, permitiendo automatizar por completo el ciclo de compras.
24. Mi empresa envía mercadería a los clientes, ¿cómo se adaptan los sistemas de EJE Digital a este caso?
Nuestros sistemas cuentan con un encabezado especial imprimible para las órdenes, ideal para negocios que trabajan con servicios de envío: encomienda, correos de CR, mensajería privada, etc.
25. ¿Para qué es la Bitácora de Actividades?
Registro de todas las actividades realizadas por los usuarios (cuenta con filtros para facilitar búsquedas)
26. ¿Para qué son las Notas o espacios adicionales?
Para detallar o agregar información adicional al servicio facturado. Existen campos de notas para otros tipos de registros (órdenes, clientes, pacientes, etc.)
Módulos y funcionalidades adicionales
27. ¿Qué beneficio tiene el Control de inventarios?
Administración de inventarios, alertas de pocas existencias, alimentación por medio de órdenes o facturas de compra, categorización y clasificación de artículos, opción de recetas (productos formados por subproductos), posibilidad de generar e imprimir etiquetas para los productos.
28. ¿Qué beneficio tienen las Órdenes (tipo proforma, órden de compra, etc.)?
Control de movimientos no ligados a Hacienda de tipo venta, pedido, apartado, cotización, entradas y salidas de inventario, órdenes de trabajo, recibos de pago y más (se sincronizan con el inventario).
29. ¿Qué beneficio tiene el Formulario POS (punto de venta)?
Ideal para agilizar ventas, almacenar historial de movimientos/productos, y permite registrar pagos múltiples (efectivo, tarjeta, transferencia).
30. ¿En qué consiste el módulo de Suscripciones?
Administración de suscripciones de clientes (semanal, quincenal, mensual, semestral o anual), generación automática de órdenes de cobro, alertas y notificaciones automáticas. Cuenta con varios reportes muy útiles, por ejemplo: cuentas por cobrar, posibilidad de ver los clientes nuevos o salientes por período de tiempo específico, entre otros.
31. ¿Qué se incluye en el módulo de Expediente Digital?
Expediente electrónico 100% personalizable, secciones tipo nota, formulario e imágenes, catálogo CIE-10 precargado. Fácil integración con otros módulos (agenda, facturación, inventarios para control de insumos médicos, etc).
32. ¿Qué se incluye en el módulo de agenda electrónica?
Gestión de citas en tiempo real, personalización del calendario, envío de recordatorio automático a colaboradores y pacientes, fácil emisión de comprobantes de cita.